結婚式の二次会の幹事に関して知っておきたい18のこと

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この記事をお読みの方の中には、

  • 結婚式の二次会の幹事を任せる友人を探している新郎新婦さん
  • 友人から突然結婚式の二次会の幹事を依頼された方

がいらっしゃることでしょう。

前者の方は、誰に依頼したらいいのだろう・・・

ということが、後者の方は、

結婚式の二次会の幹事という重大な役目を拝命したものの、初めての幹事では、何から準備を始めたらいいの?どんなことに気をつけたらいいの・・・?

と困ってしまいますよね。

今回は、結婚式の二次会の準備の順番から注意点、アドバイスまで一挙にご紹介いたします。

二次会の幹事をお探し中の方や、突然二次会の幹事に抜擢された方のご参考になれば幸いです。

Stefan Holm / Shutterstock.com

目次

1、結婚式の二次会の幹事をお探し中の新郎新婦必見!

(1)仲が良くて責任感があって「信頼できる」友人にお願いしましょう

結婚式の二次会の幹事・・・

結構大役です。「誰にお願いしよう」と悩まれる方もいらっしゃるでしょう。そんな時、以下の条件を満たしている友達にお願いするようにしましょう。

  • 仲が良い→あんまり仲が良くないとそもそもお願いしづらいでしょう
  • 責任感がある→中途半端な仕事をされたら困ります。責任感がある友人にお願いしましょう
  • 信頼できる→「2」とも重なりますが、あなたが「信頼できる」と思える友人にお願いするようにしましょう

上記の条件を満たす友人を、新郎側と新婦側から半々ずつ依頼するようにしましょう。全部で4名くらいいると十分ではないでしょうか。

(2)もし適切な人がいなければ「結婚式の二次会幹事代行」サービスを使うのもアリ!

もし、上記の条件を満たす友人がいない・・・

そんな場合には「結婚式の二次会幹事代行」サービスを使うのもオススメです。とはいえ、たくさんサービスがあって誰にお願いしたら・・・という方もいらっしゃるでしょう。以下では当メディアでオススメの二次会代行サービスをご紹介していきます。

①二次会サポーターズ

まずオススメなのが「結婚式二次会幹事代行【二次会サポーターズ】」さんです。

二次会サポーターズさんはこれまで2500件のサポート実績があり、1都6県で自己負担0円で結婚式の二次会の幹事を代行してくれます。

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結婚式二次会幹事代行【二次会サポーターズ】

②二次会iStyle

次にオススメしたいのが「二次会iStyle」さんです。ゲストが増えれば増えるほどおトクであることを強みとしています。

2次会iStyle

二次会iStyle

③2次会ジェンヌ

2次会ジェンヌ」さんもオススメです。関東・東海を中心に500の会場と提携されており、二次会をトータルプロデュースされています。

2次会ジェンヌ

2次会ジェンヌ

もし、お願いできる友人がいない・・・という方は是非利用してみて下さい。

2、突然二次会の幹事に抜擢された方必見!引き受ける?断る?結婚式の二次会の幹事をやるメリットとデメリット

shutterstock_232007140幹事をやるデメリット

結婚式の二次会というビッグイベントですので、責任は重大です。会社の飲み会の幹事とは違い、場所の広報と集金をして終了というわけにはいかず、準備のタスクは膨大でそれなりに骨が折れる作業となるでしょう。当日も、ゆっくりご飯を食べたり友人と話したりする余裕はありません。会を滞りなく進めるため、裏方業務に徹する緊張した時間を過ごすこととなります。

一方でメリットも!

一方で、パーティーがうまく進行し、新郎新婦、会場のゲストたちが喜んでくれれば、達成感はひときわ。腕を見込んで、別の結婚式の幹事をお願いされる栄誉に預かることもあります。二次会の会費は無料ですし、新郎新婦からお礼を包まれたり、食事をごちそうされたりすることも。中には、幹事をきっかけにお付合いが始まり、生涯の伴侶を得た、という人もいますよ。

3、結婚式の二次会の幹事がやるべきことと進め方の流れ

以下、準備から本番までの大きな流れとなります。

  1. 新郎新婦の希望をヒアリング(詳しくは「5、まずは打ち合わせで新郎新婦の希望を確認」をご参照下さい)
  2. 新郎新婦と会場&予算を決定(詳しくは「6、新郎新婦とともに予算を確認」「7、(まだ会場が決まっていなかったら)会場を決定」をご参照下さい)
  3. 会場と打ち合わせ(詳しくは「8、会場と打ち合わせ」をご参照下さい)
  4. 二次会の全体のコンセプトと流れを決める(詳しくは「9、二次会のコンセプトの内容と流れを決める」をご参照下さい)
  5. 二次会の役割分担を決める/必要なら協力依頼(詳しくは「10、二次会の仕事(受付、司会、乾杯の挨拶など)の協力依頼」をご参照下さい)
  6. 参加者への二次会の招待と出欠確認(詳しくは「11、参加者への招待と出欠確認」をご参照下さい)
  7. 二次会のコンテンツ(ゲーム、余興など)を考える(詳しくは「12、二次会を盛り上げるゲームを決める」「13、ゲームの景品を考える」「14、二次会の余興を考える」をご参照下さい)
  8. タイムテーブルを作成する(詳しくは「16、当日の進行表を作成」をご参照下さい)
  9. お釣りの準備
  10. 本番
  11. 清算

以上はあくまで例ですが、ご参考下さい。

4、二次会の幹事のタスクリストと進行表をダウンロード

漏れなくスムーズに準備を進めるには二次会の幹事のタスクを一覧にして、進捗をチェックすることが重要です。以下の文字をクリックすることでExcelで制作したタスクリストをダウンロードできるようにしたのでご活用下さい。

また、別シートで当日の進行表を準備できるようにしたので、こちらもご活用下さい。

二次会の幹事のタスクリストと進行表はこちら

5、幹事同士のやり取りの方法を決める

shutterstock_102818741幹事全員と情報をタイムリーに共有しましょう。

メーリングリストやFacebook、LINEのグループなどが主流の連絡手段です。

会話の中で決定したことは、議事として記録に残しておきます。LINEのノート機能や、エクセルでタスクシートを作り、管理しておくと後々混乱することがありません。

6、まずは打ち合わせで新郎新婦の希望を確認

shutterstock_130099706では、具体的に準備を進めていきましょう。まずは主役の2人に、下記の点についての希望を事前に確認しておきましょう。

  • 会場
  • 人数、及びゲストリスト
  • 予算
  • 希望のプラン(ケーキカット、手紙、ゲームなど)
  • 新郎新婦の衣装
  • 乾杯の挨拶の有無/する場合、お願いする人
  • 各役割の希望(会計、BGM、司会者など専門性の高いものは特に)

など。

7、新郎新婦とともに予算を確認

結婚式の二次会でかかる費用は以下の通りです。こちらを参考に新郎新婦ととともに予算を決めましょう。

  • 会場費(ゲストの人数×飲食代)
  • ケーキカット用のケーキ代
  • 余興やゲームなどの備品
  • 余興やゲームなどの景品
  • 新郎新婦からゲストへのプチギフト

費用の総額が決まったら、ゲストの参加費の設定、清算方法を決めましょう。

8、(まだ会場が決まっていなかったら)会場を決定

shutterstock_147911726まだ会場が決まっていなかったら会場を決めましょう。

まず、探し方としてはインターネットで「結婚式 二次会 会場」と検索する方法がありますが、知り合いなどがこれまで参加した会場でおすすめの場所があればそこを利用するという方法もあります。

会場は、結婚式の会場をニ次会で引続き使用するパターン、レストランやカフェを貸し切って行うパターン、パーティー専用のスペースで行うパターンがあります。

新郎新婦がどの席から見えるレイアウトで会場設営できる場所なのか、パーティーに使用する音響、プロジェクタ、スクリーン、マイク、ライト、DVDデッキなどの機材があるかなど、パーティーを実施する環境に適しているかを確認しましょう。

8、会場と打ち合わせ

会場には、下記の点を事前に確認しましょう。

  • 料金体系
  • 支払い方法
  • 使用機材(音響、プロジェクタ、スクリーン、マイク、ライト、DVDデッキ、回線など)
  • パーティーのプログラムとスタッフの配置

お金に関わる点は、新郎新婦にも共有し、コンセンサスを得ましょう。

当日はお世話になる会場スタッフへの感謝の気持ちを忘れずに、丁寧に当日の流れやドリンク、フード、ケーキのタイミングを事前に共有しておきましょう。

10、二次会のコンセプトの内容と流れを決める

shutterstock_176222927会場が決まったら、二次会のプログラムを決めます。

各コンテンツの時間配分を決定します。

こちらを決めるにあたっては、「3、二次会の幹事のタスクリストと進行表をダウンロード」でダウンロードできるExcelデータの「進行表 タイムテーブル」のシートをご活用下さい。

11、二次会の仕事(受付、司会、乾杯の挨拶など)の協力依頼

shutterstock_289948805全ての仕事を幹事だけで賄うことは難しいため、必要な役割を洗い出し、場合によっては他の人の助けを借りましょう。

主な役割はこちらです。

・タイムキーパー/会場進行

会全体を仕切り、進行する会の要となる人です。タイムテーブルに沿って、次の準備の指示を各担当に指令し、各プログラムの時間を計りながら時間内に全ての演目が収まるよう調整する役割です。全てを把握している幹事が担うのがよいでしょう。

・司会者

ゲストの前でマイクをとり、パーティーを進行します。盛り上げ上手な人にお願いしてみてはいかがでしょうか。

・会計

事前の準備にかかった経費の管理、当日ゲストからの会費の集計、会場への支払い、小銭の準備などを行います。複数人で担当すると管理が複雑になるので、一人に任せるのがよいでしょう。幹事の中から選びます。

・受付

会場入り口で招待客リストと照らし合せながら、出欠の確認と会費の徴収を行います。ゲストの顔をある程度把握していることが望ましいので、新郎新婦それぞれの友人・知人から選出してもらいます。

・アシスタント

余興の小道具の準備、会場設営、プチギフトの用意、突然の必要品の買い出しなど、本番で細かい作業をお願いするアシスタントがいると安心です。

・カメラ/ビデオ担当

パーティーの様子を写真やビデオに収めておく場合、専属で担当がいるとよいでしょう。

・音響/映像担当

BGMや、余興の際に効果音などを使用する場合、音響担当が必要です。

また、映像を流すプログラムがある場合は、機材の接続確認、再生スイッチを押す、PCを操作するなどの作業があるため、映像担当者を立てましょう。

12、参加者への招待と出欠確認

新郎新婦に招待リストの作成を依頼しましょう。完成したら幹事からゲストへ連絡を。パーティーの招待状は、メールでのお知らせが主流になっていますが、丁寧にしたい人は往復はがきでももちろんOK。

招待状に記載するのは下記の項目です。

・日時

開催する日にちと曜日、受付開始時間、パーティー開始時間。

・会場

会場の名前、住所、電話番号、アクセス方法、駐車場の有無、地図またはHPアドレス。

・会費

・ドレスコード

・出欠の返信方法、締切日

ゲストが招待状を受取った後、2〜3週間は余裕をもって締切日を設定。

・連絡先

幹事の名前、連絡先(携帯電話番号、アドレス)

メールで一斉送信する場合は、BCCでゲスト同士のアドレスがわからないようにするのがマナーです。知らない人に自分の連絡先を勝手に知られるのは不愉快なものです。

また、いたずらメールと間違われないように件名に「二次会」、「新郎新婦の名前」といったキーワードを明記しましょう。

出欠管理の手間をできるだけ省くため、以下のようなツールを利用することもおすすめです。

wedding-prep

URL:https://weddingday.jp/

13、二次会を盛り上げるゲームを決める

新郎新婦、ゲストみんなで楽しめるゲームをいくつかご紹介します。

(1)宝探しゲーム

会場のどこかに金貨を隠しておいて、全員で金貨を探すというゲームです。

金貨は、幸せの金貨と呪いの金貨の2種類があります。幸せの金貨を見つけ出せれば景品がもらえますが、呪いの金貨を見つけてしまうと罰ゲームがあるというゲームです。

誰もが知っている映画のCMをオリジナルにメイキングをして流すのも盛り上がるポイントです。

(2)携帯BINGOゲーム

予めゲスト全員に携帯電話の番号を小さい紙に記載してもらっておき、新郎新婦一人ずつに引いてもらい、その場で電話をかけてもらうというゲームです。

電話が鳴った方は景品がもらえます。いつ自分の携帯が鳴るかとドキドキワクワクするゲームです。

(3)お見合いゲーム

ゲストが入場する際にポラロイドカメラで撮影をしておき、男性は女性を、女性は男性の写真を引いてもらいます。

写真の人物を探し当て、早さを競うゲームです。男女の交流もあり、出会いの場としても盛り上がります。

各ゲームの詳しい内容や他のおすすめゲームは、「結婚式二次会の幹事必見!二次会を盛り上げるゲーム100選」で紹介していますので参考にしてみて下さい。

14、ゲームの景品を考える

参加者の1/3くらいには当たるように配分するのが理想です。男女関係なく、当選したら喜ばれるものを選びましょう。

  • ディズニーランドのペアチケット
  • 各種金権
  • 高級食品(松坂牛、カニ、果物など)
  • アロマディフューザー
  • ルンバ
  • お酒

などがおすすめです。

15、二次会の余興を考える

次は二次会の余興を考えましょう。

・高校の友達の結婚式!爆笑の渦をよんだ余興

新郎の高校時代の友人での余興です。高校時代の思い出を再現しながら、会場にいるゲスト皆がわかるもので盛り上がります。

・新婦に内緒のサプライズ!思いもよらぬ演出に涙・・・

新婦側のゲストみんながサプライズ的に余興に参加して新婦を驚かせています。

・【結婚式余興動画】コマ撮りストップモーションメッセージムービー

コマ撮りストップモーションメッセージムービーです。シンプルですが、わかりやすくおしゃれで暖かい内容になっています。

その他、感動、爆笑、凄技の余興は、「結婚式の余興を引き受けたら参考にしたい! おもしろ&感動動画14選」の記事でご紹介しています。

16、サプライズイベントの内容を考える

shutterstock_262964918ゲームや余興に加え、サプライズ企画で会場を盛り上げましょう。以下、具体的なアイディアを紹介していきます。

(1)両親からの手紙

結婚式で花嫁から両親への手紙は定番ですが、愛情をかけて育ててくれた両親から新郎新婦への手紙は感動的です。受取った新郎新婦はもちろん、子どもを思う親心にゲストももらい泣き必至です。

(2)有名人/懐かしい人からのビデオレター

以前、新婦がファンである某ミュージシャンから、お祝いメッセージがビデオレターで寄せられたことがあり、新婦はもちろん会場全体が驚きと喜びで大興奮でした。難易度は高いですが、実現したらインパクトは特大です。

また、何年も会っていない恩師、海外在住で出席できなかった友人からのビデオレターも嬉しいものですよ。

(3)生演奏

新郎から新婦へ、生演奏で曲のプレゼントはいかがでしょうか?少々下手でも気持ちが伝わればOK!うまければ一層盛り上がり、新郎の新たな一面が垣間見えて、ゲストも楽しめます。

17、当日の進行表を作成

会場は使用時間が限られています。演出プランを決めたら、各コンテンツの順番を決め、時間配分を決定します。延長時間も料金が発生するので、受付開始からゲストの撤収、後片付けまで鑑みたタイムテーブルを組みます。

タイムテーブルの作成にあたっては、「3、二次会の幹事のタスクリストと進行表をダウンロード」でダウンロードできるExcelデータの「進行表 タイムテーブル」のシートをご活用下さい。

18、二次会の幹事の仕事をプロに協力してもらう方法もある

幹事代行会社に依頼した場合の最大のメリットは、準備の手間が省けることです。二次会の幹事は相当な負担になるので、友人に頼みづらい、忙しくて引き受けてくれない場合は、プロに委託すれば解決します。

また、経験から培った会場受けの良い演出の提案の豊富さや、当日のスムーズな進行はプロならでは。クオリティーは担保できます。

一方、デメリットはコスト。決して安くはない見積もりが出されるので、サービス内容を鑑みながら検討しましょう。

なお、二次会の幹事を代行してくれる会社は「結婚式 二次会」などと検索すると探すことができます。

先ほどご紹介した「結婚式二次会幹事代行【二次会サポーターズ】」さんを含めて当メディアのおすすめも参考にしてみてください。

やっぱり自分たちでは難しい・・・という方は是非!

結婚式の二次会の幹事まとめ

今回は結婚式の二次会の幹事について紹介していきましたがいかがだったでしょうか?ご参考のうえ、新郎新婦、ゲストに喜んでもらえるパーティーにしてくださいね。

「HOW TO MARRY」編集部です。

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