二次会の成功のカギ!幹事の頼み方と当日までの段取り

    結婚式の二次会で頼りになるのが幹事の存在です。二次会の成否のカギを握る大切な存在と言っても過言ではありません!そんな幹事の仕事は大役、その分負担も大きいものです。

    頼む相手が友人だからといって、軽い気持ちでお願いしてそれっきりという訳にはいきません。

    そこで今回は、幹事を依頼する際に心得ていたいマナーや二次会準備の進め方についてご紹介いたします。

    新郎新婦だけでなく、幹事さんも必見です!

    1、二次会の幹事について

    ①二次会に幹事は必要?

    結婚式の二次会は幹事を立てるのが一般的ですが、アンケートによると幹事を立てた先輩カップルの割合は63%(「マイナビニュース会員300名インターネット調査」調べ)と幹事を立てないケースも一定数いるようです。

    最近は「友人が忙しく、頼みづらい」という理由から、新郎新婦で準備をしたり、幹事代行会社を利用するケースが増えています。

    プロにお任せするのは安心ですが、コストがかかるデメリットも。

    一方、幹事を立てることにより、煩雑な準備を任せることができるメリットだけでなく、定期的に幹事とのフォローが必要になり、新郎新婦の負担は避けられません。

    どちらにしてもメリット・デメリットがありますので、幹事を立てるかどうかはふたりで相談して決めましょう。

    ②幹事に向いている人とは?

    二次会の準備を始める際にまず行うのは幹事の人選です。会場選びからゲストの出欠、プログラムの準備、当日の進行等かなりの負担になりますので、おのずと親しい友人に依頼することになります。

    ただ残業が多かったり、仕事のピークが重なっているような多忙な人に依頼するのは避けましょう。同じ理由で、育児に忙しい主婦や妊娠中の女性も避けたほうが良いでしょう。

    もし相手から「どうしても手伝いたい」と申し出があった場合は、当日の受付係など負担の少ない仕事をお願いすると良いでしょう。

    ③幹事の人数は?

    仕事量が多い二次会の幹事は、複数の友人にお願いするのが一般的。二次会の規模にもよりますが、新郎新婦両方からそれぞれ1~2名くらいが理想的です。

    新郎側、新婦側どちらからも幹事をお願いすることにより、全てのゲストが楽しめる二次会を作りやすくなります。

    幹事同士が初対面の場合は、新郎新婦が引き合わせる場をセッティングすると、幹事同士打ち解けてその後の準備がスムーズに行くでしょう。

    2、幹事を頼む時のマナー

    ①早めに依頼を!

    友人に二次会の幹事をお願いする時は、二次会の日より3ヶ月~半年前を目安に頼みましょう。あまりにも直前に頼むと、十分な準備期間がなく友人を困らせてしまうだけですので、余裕を持ってお願いしましょう。

    依頼する際に忘れてはいけないことは、「もし忙しかったら断っても大丈夫だよ」ということを前提に、思いやりをもってお願いすることです。

    ②直接会ってお願いしよう

    二次会の幹事を依頼する際は、直接会ってお願いしましょう。どうしても会うことが出来ない場合でもメールは避け、電話でお願いすることを忘れずに!

    ③やって欲しい事を具体的に話そう

    「二次会の幹事をやってほしい」と打診があると、依頼を受けたほうは何をどうすればよいか分からないものです。新郎新婦から具体的に説明することで、幹事の役割がイメージ出来、「これなら出来そう!」と思ってもらえるはずです。

    幹事を依頼までに、ある程度二次会のイメージを固めておくと幹事の役割も明確に伝えられるでしょう。

    ④丸投げはNG

    二次会を友人に頼んだからと言って全てお任せでは、幹事の負担が増すばかり。「本当にこれでいいのかな?」と不安に思う幹事も出てきてしまいます。

    最初のうちは新郎新婦も会場との打ち合わせに参加しておくと、準備がスムーズに進みますし、新郎新婦が協力的である方が幹事も「よし、頑張ろう!」という気持ちになるはずです。

    ⑤お礼を忘れずに

    二次会の幹事という大役をお願いしたのですから、お礼を忘れてはいけません。プライべートの時間を割いて準備し、当日も進行に忙しく、ゆっくり料理を食べる時間がないことが多いので、幹事の会費は新郎新婦が負担するのが一般的です。

    会費の免除に加え、お礼として菓子折りなどを渡したり、後日食事をご馳走したり、幹事への感謝の気持ちを表しましょう。

    3、二次会当日までの仕事

    ①ゲストのリストアップ

    招待客の選定は新郎新婦しかできませんので、招待客リストの作成もふたりで行います。

    二次会は結婚式に招待できなかったゲストにも声掛けするケースが多いので、会場選びの段階までにはおおよその人数を把握しておくと良いでしょう。

    ②日程&会場選び

    結婚式と同じ日にするか、別の日程にするか検討します。「二次会はここ!」というこだわりがある場合は、会場の空き状況とあわせて検討したいですね。

    日程&会場選びに関しては、新郎新婦が担当するほうがスムーズです。もし幹事に任せる場合は、あらかじめ自分達の意向をしっかり伝えておきましょう。

    ③ゲストへの招待状送付

    幹事の名前で送付するケースが多い招待状、ゲストの住所やメールアドレスが変わっていて連絡が取れないというトラブルもありますので、新郎新婦がしっかりサポートしましょう。

    ④プログラムの作成

    二次会はゲームや余興でワイワイと楽しみたいのか、歓談の時間を多く取ってアットホームにしたいのかを新郎新婦から幹事に伝えましょう。

    プログラムに入れたい演出などは新郎新婦が積極的に意見を出すことでスムーズに決まるでしょう。

    会場にあるマイク、プロジェクター、音響などの設備によっても演出の内容が変わってくるので、会場が決まった時点で設備確認をしておくと良いですよ。

    幹事がメインになって準備を始めますが、任せっきりにするのではなく、定期的に連絡を取り合い、相談しながら進めましょう。

    ⑤会場側との打ち合わせ

    最初のうちは会場との打ち合わせにも新郎新婦が参加し、自分たちの意向をしっかり伝えましょう。

    打ち合わせが進んで幹事にお任せする際も、困っていることはないか、新郎新婦が決めることはないかなど、定期的に連絡を取って確認しましょう。

    ⑥備品、景品の購入

    ゲームの景品など演出に必要な備品を購入します。購入は幹事にお任せするケースが多いようです。予算や景品の数など新郎新婦からある程度伝えてあげると親切です。

    ⑥当日の司会、受付・会計、演出、片付け

    当日は役割分担をすることで、幹事の負担を減らすことができます。もし当日忙しくなりそうな場合は、当日だけお手伝いしてもらえる友人に声を掛けておくと良いでしょう。

    折角の二次会、幹事にも楽しんでもらえるような配慮ができると良いですね。

    司会については誰でも簡単に出来るものではなく、向き不向きがあります。司会経験のある人、盛り上げ上手な人、仕切るのが上手な人に依頼しましょう。

    ⑦予算管理

    ゲストからの集金、会場への支払いなどは幹事に任せることが一般的です。また二次会の準備に必要な景品や演出のための諸経費はあらかじめ新郎新婦が用意しましょう。

    もし幹事に立て替えてもらった場合は、幹事に負担がかからないよう早めに精算しましょう。

    いかがでしたでしょうか。

    二次会の幹事を依頼する際に押さえておきたいポイント、二次会準備の段取りをご紹介しました。幹事という大役を引き受けてくれる友人に感謝をしつつ、新郎新婦も幹事もゲストもみんなが楽しめる二次会になると良いですね。

    今回の記事が皆様のお役に立ちましたら幸いです。

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