結婚式の招待状を準備してから返信を回収するまでの流れ

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招待状の発送は、結婚式の準備の中でできるだけ早めに着手すべきことの一つです。

最低でも3か月前にはゲストに結婚式の招待状を送っておかなければ、仕事や用事などで出席できないゲストも出てきてしまいます。そのため、結婚式の日取りが決まったらすぐに準備に取り掛かるのが一般的です。

そこで今回は、招待状の発送から返信ハガキの回収までに押さえておきたいポイントや流れをまとめます。

目次

1、招待状発送までの準備から返信の回収までの流れ

2、ゲストのリストアップ

3、ゲストへの事前の打診〜招待状の準備

4、招待状の発送

5、主賓について

6、返信ハガキの整理

1、招待状発送までの準備から返信の回収までの流れ

shutterstock_255389938結婚式は冠婚葬祭の一つで正式な慶事。
それを告知するための招待状ですが、誰彼構わず突然送るわけにはいきません。
結婚式の招待状を発送し、返送されるまでの一連の流れは以下の通りです。

  1. ゲストのリストアップ
  2. ゲストへ事前の打診
  3. 招待状の準備
  4. 招待状の発送
  5. 主賓へ正式に出席を依頼する
  6. 返信ハガキの回収、整理、保管

続いて、項目ごとに詳しく流れをご紹介していきます。

2、ゲストのリストアップ

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ゲストのリストアップは結婚式において最も重要な工程。

結婚式会場に収容できる人数、新郎新婦それぞれのゲストの人数のバランスも考慮して、人数・人選を調整する難しい作業です。
招待するゲストを決めるときは、絶対に呼びたい人、できれば呼びたい人、二次会だけ呼ぶ人、結婚の報告だけする人という優先順位を決めてリストアップするのがおすすめです。

3、ゲストへの事前の打診〜招待状の準備

ゲストのリストアップができたら、絶対に呼びたい人から連絡しましょう。
電話や、結婚式の日には予定を空けておいてほしいと依頼する「save the date」のメッセージカードなどを郵送して、正式な招待状を発送する前に事前に出欠の意思確認をしましょう。

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出典 http://zexy.net

出席の意思が確認できたゲストには正式に招待状を送る準備をします。

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結婚の報告、結婚式の日取り、会場の場所、新郎新婦の名前、返信ハガキの締め切り日を明記します。

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出典 http://www.bouquet-paper.com

返信ハガキとは、出欠のいずれかにチェックしてもらうハガキです。返信ハガキには切手を貼って同封しましょう。

招待状の文面などはテンプレートがあるので参考にするとよいでしょう。業者に発注するか、手作りするかを検討し、自分達にあった方法で作成しましょう。

4、招待状の発送

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出典 http://www.ams-kyoto.jp

招待状ができたら郵便局で購入できる慶事用の郵便切手を貼り、完成。いよいよ発送です。

5、主賓について

発送作業と並行して行いたいのが、主賓への正式な出席のお願いです。
新郎新婦にとっては目上の方にあたり、当日スピーチなどをお願いする方となりますので、招待状は郵送ではなく手渡ししましょう。
ご挨拶に伺う日についてはアポイントを取り、できるだけ新郎新婦揃って伺った方が好ましいですが、主賓との関係によっては親御さんにも同行してもらいましょう。

6、返信ハガキの整理

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招待状に記載した返信の締め切りが近づくと、ゲストから返信ハガキが続々と届くでしょう。

ハガキホルダーなどに出席、欠席を分けて整理し、保管しましょう。Excelなどデータで管理をすればなお安心です。
招待状を発送した方、全員分の出欠確認が取れたら、招待状に関する作業は一通り完了です。次はゲストの席次表の作成作業に入ります。

まとめ

いかがでしたか。今回は、結婚式の準備で最も早く取り掛からなければならない招待状の準備から回収までの流れについてご紹介しました。

招待状を発送するとひと段落するので気が緩みがちですが、返信ハガキを回収してからがいよいよ本番。席次表や席札の作成など、まだまだやることはたくさんあります。
準備期間にやるべきタスクを把握して、効率よく楽しんで結婚式の準備を進めたいですね。

今回の記事は新郎新婦お二人の結婚式のご参考になれば幸いです。

「HOW TO MARRY」編集部です。

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